La dématérialisation connaît une évolution remarquable grâce aux progrès de la technologie. L’objectif principal de ce système est la protection de l’environnement. L’État incite toute entreprise à ne pas utiliser au maximum des supports papier.
Les documents à dématérialiser
La dématérialisation est le fait de remplacer les fichiers matériaux en documents électroniques. Tous les documents administratifs peuvent être dématérialisés. Il faut juste se conformer aux règles imposées par la loi à ce sujet. Les documents comptables et les factures sont les plus souvent réalisés en version numérique. Viennent ensuite les documents commerciaux comme les devis, les catalogues, le bon de commande et le bon de livraison. Et enfin, les documents liés aux services des ressources humaines sont également concernés notamment les fiches de paie. Il est également possible aux collaborateurs d’envoyer les demandes de congés, les justificatifs d’absence, les comptes rendus en version électroniques.
Les avantages de la dématérialisation des documents
Mise à part la protection de l’environnement, les avantages de la dématérialisation des documents sont nombreux. Elle est bénéfique pour les salariés, les fournisseurs et les clients. Premièrement, elle permet aux entreprises de gagner du temps. La personne concernée n’a pas besoin de se déplacer à la poste pour envoyer des courriers. Il lui suffit de transmettre les documents par courrier électronique où que vous soyez. Deuxièmement, le partage des informations est plus simple et plus rapide. La communication avec les collaborateurs et avec les clients ou fournisseurs devient plus facile. Troisièmement, elle améliore la gestion des historiques, des archives et des traçabilités des documents. Quatrièmement, les charges de l’entreprise vont diminuer, car elle n’a plus besoin d’acheter les papiers ou des outils liés aux impressions. Dernièrement, les informations sont plus sécurisées. Les données sont centralisées dans un système prédéfini et elles sont beaucoup plus accessibles.
Les outils de la dématérialisation des documents
La numérisation des documents se fait sur ordinateur grâce à plusieurs logiciels. Elle peut être réalisée sur des outils classiques comme Word ou Excel. D’autres solutions payantes sont aussi disponibles afin d’optimiser la gestion des documents. Beaucoup de fournisseurs en ligne proposent ces applications. Ces solutions permettent aux usagers d’accéder ou de modifier les fichiers à tout moment. La boîte de messagerie joue également un grand rôle au niveau des partages des informations entre les usagers. C’est un moyen fiable et efficace qui aide les utilisateurs dans l’envoi des documents. Les fichiers dématérialisés peuvent être stockés sur un disque dur ou sur un serveur informatique. Des prestataires offrent également des services de numérisation de documents surtout les factures. Le mieux est de choisir un partenaire de confiance qui assure la sécurité de vos données.
